Gestion des notes de frais

AVANT D'EFFECTUER UNE DEPENSE

DÉPLACEMENT

Lorsque vous êtes amenés à voyager pour représenter IPSOMEDIC ou IPSOMEL, les frais de déplacements sont pris en charges à 100% par les 2 sociétés. Ces dépenses inclues les frais de transport et de nourriture. Les frais de transports sont limités au standard non business (seconde classe, classe économique) pour tous les voyages de moins de 4h ou n'incluant pas un voyage complet de nuit. Il est demandé aux employés, autant que possible de planifier et réserver les billets de transport au moins 3 semaines avant le déplacement. En cas d'utilisation de la voiture, les frais de transports inclus le carburant, électricité, additifs potentiels, les péages et les frais de réservation s'il s'agit d'un véhicule de location.

Les frais d'hôtels sont plafonnés à 120 € / nuit, sauf exception. Toute exception doit être approuvée par la direction avant la réservation de l'hôtel. Les frais de restauration sont limités à 80€ / jour avec un maximum de 40 € / repas. La consommation de boisson alcoolisée est limitée à 1 verre par jour. Il est autorisé d'inviter une personne à diner lors d'un déplacement (un client, un représentant universitaire, etc.), mais cette invitation doit être approuvée par la direction avant de soumettre les notes de frais.

Pour tous les frais cités ci-dessus, les employés sont autorisés à augmenter le plafond de dépense, en prenant à leur charge la différence.

ACHAT SANS DEVIS

Ce processus se limite aux petites dépenses accessibles via des commerçants ou sites web non professionnels, tels que du matériel de bricolage standard, des livres, etc. Avant d'effectuer toute dépense, vous devez vous assurer que celle-ci correspond à un véritable besoin. Pensez à bien contrôler, s'il s'agit d'un achat par exemple, que l'article n'existe pas déjà et que personne d'autre n'a été mandaté pour acheter le même article. Par ailleurs, certains articles seront listés par fournisseurs préférentiels.

La demande d'achat doit être notifiées dans les commandes à réaliser.

Si cette dépense est urgente, par exemple lorsque lié à un risque HSE, ou rendant impossible nos activités clés et mettant à risque nos projets, la demande doit malgré tout être notifiée à la direction pour vous assurer de leur accord. Toutes les dépenses doivent être validées par la direction avant d'être effectuées. Assurez vous bien d'avoir enregistré le coût prévisionnel afin de garantir que l'ensemble de la dépense est contrôlée.

FRAIS KILOMETRIQUE

Note RH :

REMBOURSEMENT FRAIS DE TRANSPORT EN COMMUN

Les abonnements de transport sont également à mettre dans cette section pour pouvoir être traduite en paie et sauvegarder le justificatif notamment auprès de la comptabilité.

Pour cette section, le titre de transport est à envoyer par mail à l’assistante, qui saisira elle-même la note dans ce sens pour cet encodage particulier

COMMENT ENREGISTRER LES DEPENSES ?

Chaque dépense réalisée doit être enregistrée via ODOO, rubrique note de frais. Les notes doivent être lisibles, attribuables, datées et inclure le montant de TVA.

NB : toute note saisie sans justificatif ne sera pas remboursée

Cliquer sur « Nouveau » en haut à gauche

Une fenêtre va s’afficher où il faudra remplir les champs suivants de la façon suivante :

 Description : bien noté la dénomination de votre dépense

DÉPLACEMENT (Nom de l’entreprise) – Date du déplacement
ACHAT MATÉRIEL (Nom du Fournisseur) – Achat réalisé

Catégorie : sélectionner la bonne catégorie relative à votre dépense

Voyage & Hébergement : concerne les grands déplacements et toutes les dépenses relatives
Matériel Laboratoire : tout achat réalisé pour la continuation de vos activités (produits, petit matériel type vis – colle - petit outillage -)
Transport : concerne les notes de transport en commun (à ne pas utiliser)
Achats Cafétaria : Tout ce qui concerne les achats pour la cuisine (café, produit vaisselle, tablette lave-vaisselle, sel etc…) que vous aurez avancé
Achats EPI : concerne les achats urgents en attente d’approvisionnement type gants, chaussure de sécurité, lunettes de protection (besoin impérieux)
Frais Postaux : si vous devez envoyer un courrier ou autres via la poste

- Date de la dépense : date à laquelle a été fait l’achat (identique à celle figurant sur le justificatif)

- Total : Saisir le montant TTC affiché sur votre justificatif

- Taxes comprises : Sélectionner le montant de taxe indiqué

- Employé : sélectionner votre profil

- Payé par : Sélectionner « employé à rembourser »

- Cliquer ensuite sur en haut à gauche

- Valider ensuite la demande en cliquant sur

- Cliquer sur

- Votre note de frais sera en statut « soumis », ce qui signifie qu’elle n’est pas encore traitée par l’assistante et traduite en Paie.

- Envoyez un Teams pour vous assurer de sa prise en compte

- Une fois validée par l’assistante et saisie dans les variables de salaire, le statut passera en « Approuvé » avec une note en dessous qui indique que c’est bien saisi en paie