PROCESSUS DE COMMANDE

Avant la commande

1/ VÉRIFIER PRÉALABLEMENT LE STOCK DE CONSOMMABLE 

Avoir un état des lieux des consommables vierges actualisé est essentiel pour permettre un approvisionnement cohérent et un tri toujours organisé des déchets de laboratoire. 

OBLIGATION : AVOIR UN MOIS DE STOCK DE CONSOMMABLES TOUJOURS EN AVANCE 

2/ AVOIR LES ÉTIQUETTES POUR LES CONTENANTS VIDES 

Les étiquettes sont impératives pour pouvoir notifier au livreur (notamment pour l'enlèvement) le type de produit contenu dans l'emballage. Si un contenant n'est pas etiquetté, l'enlèvement ne sera pas effectué. Il faut donc profiter d'une commande pour en redemander de façon à en avoir suffisamment en avance pour prévenir un accroissement imprévu de contenants éventuels. 

BONNE PRATIQUE : FAIRE UN POINT HEBDOMADAIRE DU STOCK PRÉSENT POUR POUVOIR ANTICIPER LES BESOINS 

3/ COUPLER LA COMMANDE AVEC UN ENLEVEMENT 

En passant une commande de consommables, on peut effectuer une demande d'enlèvement si la situation le nécessite ou anticiper un besoin futur pour pouvoir dégager la zone de stockage ante enlèvement. 

BONNE PRATIQUE : IDENTIFIERUN RÉFÉRENT POUR CETTE GESTION (1 chimie / 1 biologie) + SE CONCERTER SUR LES PROJETS EN COURS INTRA ÉQUIPE + GROUPER LES BESOINS IDENTIFIER DANS LES DEUX PARTIES 

4/ ANTICIPER LES DÉLAIS DE LIVRAISON ET D'ENLEVEMENT 

Toujours avoir la connaissance des dates de livraisons / enlèvements prévisionnelles afin de pouvoir articuler les points hebdomadaires de façon efficiente sans perdre de vue le stock d'un mois à maintenir.

BONNE PRATIQUE : TENIR UN CALENDRIER DES LIVRAISONS /ENLEVEMENT PREVISIONNEL + SE METTRE DES RAPPELS OUTLOOK POUR FAIRE LE POINT ENTRE REFERENT ET ORGANISER LES DEMANDES EN FONTION

Effectuer la commande 

Afin de lancer la commande, communiquez la demande auprès des personnes en charges (commandes@ipsomedic.eu) qui prendront contact avec TEP (tep.administratif@veolia.com).

Bien détailler le mail en tenant compte des délais de livraisons pour ne pas l'effectuer dans l'urgence 

Réception

Vérifier que nous avons le bon matériel demandé et l'entièreté de la commande.

Le bon de livraison doit être remis à la personne en charge (Pauline et/ou Jean-Etienne), afin d'assurer son enregistrement dans la librairie SharePoint adéquate.

RANGER LE MATÉRIEL LIVRÉ DANS L'ESPACE DE STOCKAGE PRÉVU

Un espace est dédié pour stocker les contenants pour la partie chimique et pour la partie biologie. Il faudra donc impérativement les ranger selon l'organisation mise en place pour pouvoir optimiser l'inventaire du stock minimal à avoir et aussi pour pouvoir assurer la mise à disposition en fonction des besoins pour les deux parties.

PROCESSUS D'ENLEVEMENT 

Avant la commande

1/ DÉTAILLER CE QUI DOIT ÊTRE ENLEVÉ DANS LA DEMANDE 

Recenser les contenants et le contenu de ces derniers à enlever car le prestataire doit pouvoir envoyer le bon transporteur en fonction des produits et du type de contenant pour des raisons de sécurité et d'habilitations.

OBLIGATION : ÊTRE PRECIS DANS CE QUI EST DÉCLARÉ ET ETIQUETTER 

BONNE PRATIQUE :  GARDER À DISPOSITION SUR L'AIRE DE LIVRAISON UN REGISTRE POUR RECENSER SCRUPULEUSEMENT CE QUI EST DÉPOSÉ À L'ENLEVEMENT POUR FACILITER LA DEMANDE ENFONCTION DE QUI VA S'EN OCCUPER AVEC DES INFORMATIONS ACTUALISÉES 

2/ ETIQUETTER SCRUPULEUSEMENT LE CONTENU À ÉVACUER 

Chaque contenant doit comporter une étiquette qui indique ce qu'il contient pour assurer l'enlèvement ainsi que le respect dans la gestion des déchets par le prestataire, la sécurité du transporteur qui sera garantie par un bon étiquetage. 

BONNE PRATIQUE : ETIQUETTER AU FUR ET À MESURE DU DEVERSSEMENT ET LE REPORTER SUR LE REGISTRE QUAND LE CONTEANT EST MIS SUR L'AIRE D'ENLEVEMENT

3/ VEILLER À AVOIR UN STOCK D'ETIQUETTES SUFFISANT 

Il faut impérativement s'assurer d'avoir un stock d'étiquettes toujours suffisant pour pouvoir garantir l'évacuation des consommables souillés et éviter un stockage trop massif en fonction des produits utilisés.

BONNE PRATIQUE : EN FAISANT LE POINT HEBDOMADAIRE SUR LE STOCK ET EN REMPLISSANT LA FICHE INVENTAIRE TANT PAR LA PARTIE CHIMIE QUE BIOLOGIE ON PEUT ANTICIPER LE NOMBRE SUFFISANT D'ÉTIQUETTES 

4/ ANTICIPER LES DÉLAIS D'ENLEVEMENT PROCHAIN POUR COUPLER UNE EVENTUELLE COMMANDE  

Toujours avoir la connaissance des dates de livraisons / enlèvements prévisionnelles afin de pouvoir articuler les points hebdomadaires de façon efficiente sans perdre de vue le stock d'un mois à maintenir.

BONNE PRATIQUE : TENIR UN CALENDRIER DES LIVRAISONS /ENLEVEMENT PREVISIONNEL + SE METTRE DES RAPPELS OUTLOOK POUR FAIRE LE POINT ENTRE REFERENT ET ORGANISER LES DEMANDES EN FONTION

Effectuer la commande 

Afin de lancer la commande, communiquez la demande auprès des personnes en charges (commandes@ipsomedic.eu) qui prendront contact avec TEP (tep.administratif@veolia.com)

Bien détailler le mail en tenant compte des délais de livraisons pour ne pas l'effectuer dans l'urgence et compromettre la récolte des éléments à évacuer.

Enlèvement 

Le jour prévu, toutes les étapes préalablement effectuées (ci dessus) permettront de pouvoir seulement accueillir le prestaire et lui indiquer ce qui doit être enlevé.

Le code de signature a indiquer au chauffeur est le : 8217

Les documents d'enlèvement doivent être remis à la personne en charge (Pauline et/ou Jean-Etienne), afin d'assurer leur enregistrement dans la librairie SharePoint adéquate.